Co to vlastně znamená pracovat efektivně? Ideální stav je takový, když se vám podaří odvést co největší množství kvalitní práce za co nejmenší množství času. Ne vždy je to ale jednoduché. Klíčovou roli v tom, aby byla vaše produktivita co nejvyšší, totiž hraje správná organizace času. Podívejte se na zaručené tipy, jak si s plánováním vašeho pracovního dne co nejlépe poradit.
Plánujte úkoly, schůzky i přestávky
Ideálně den předem, nebo hned v daný den ráno, si připravte podrobný plán všech úkolů, které vás v ten den čekají. Sepište si všechny činnosti, schůzky i povinnosti, které potřebujete splnit, rozdělte si je podle priorit a náročnosti a časově si je rozvrhněte. Získáte tak jasný přehled o tom, co kdy budete dělat, a kde v případě nenadálých událostí můžete utvořit nějaké menší časové okénko.
Nezapomeňte si naplánovat i přestávky. Ač se to možná nezdá, přestávky jsou pro udržení soustředění a zvýšení vaší produktivity obzvlášť důležité. Během přestávky si vypijte v klidu kávu, zajděte se nadýchat čerstvého vzduchu, nebo se prostě jen trochu protáhněte. Váš mozek se okysličí, opět znovu nastartuje na plné obrátky a nové myšlenky na sebe nenechají dlouho čekat.
Zapomeňte na multitasking
Možná už jste také zjistili, že dělat dvě věci najednou není dost dobře možné. Jednu z nich budete vždycky nepatrně odbývat, a ještě si neustálým přeskakováním z prvního úkolu na druhý akorát tak přiděláte zbytečný stres. Na multitasking tedy raději jednou pro vždy zapomeňte.
Naplánujte si časový harmonogram tak, aby bylo možné věnovat se vždy pouze jednomu úkolu. Věřte, že když každému úkolu budete věnovat samostatný čas bez neustálého stresování a odbíhání, nakonec oba zvládnete za stejnou, ne-li za kratší dobu, než kdybyste je dělali najednou.
Časem nikdy neplýtvejte
Stejně jako je váš čas drahý pro vás, tak je jistě drahý i pro všechny vaše kolegy a klienty. Proto jím zbytečně neplýtvejte a snažte se zkrátit všechny schůzky, telefonáty i on-line meetingy na co nejkratší možnou dobu.
Nemusíte samozřejmě nezdvořile zavěsit ihned po tom, co dostanete odpověď na vaši otázku. Ale nemusíte si ani během vaší vyhrazené pracovní doby vyprávět dlouhé minuty o tom, co kdo dělal o víkendu nebo kam se chystá na dovolenou. Předem si vždy připravte všechny potřebné podklady a stanovte, jaký je cíl meetingu. Snažte se ho držet a zbytečně od něj neodbíhat.
Přizvěte si na pomoc chytré pomocníky
Naučte se využívat výhody moderních technologií. Svůj denní (ale třeba i týdenní nebo měsíční) časový harmonogram si nemusíte vést v excelové tabulce nebo na papíře v šuplíku. S lepší organizací vašeho času i práce vám mnohem víc pomůže vhodná aplikace pro projektové řízení.
Díky ní si můžete všechny své úkoly rozplánovat na přehledný dashboard, rozdělit na jednotlivé podúkoly, průběžně odškrtávat jejich splnění a evidovat si i na nich odpracovaný čas. Díky tomu se navíc naučíte i lépe odhadovat množství času, které vám podobný úkol zabere příště.
Zdroj náhledového obrázku: Canva