Správné nastavení fakturační agendy je pro začínající živnostníky klíčové. Nejenže tím plníte své povinnosti vůči státu. Ovlivňujete také rychlost svého cash flow a to, jak profesionálně působíte na své obchodní partnery. První kroky v podnikání přitom nemusí doprovázet složité účetní poučky ani drahé investice.
Pokud s podnikáním teprve začínáte, s největší pravděpodobností budete fungovat v režimu neplátce DPH. Plátcem DPH se stanete až tehdy, když překročíte zákonem stanovenou hranici.
Co musí obsahovat faktura neplátce DPH
Faktura jakožto oficiální účetní doklad musí podle zákona obsahovat tyto základní náležitosti:
1. Číslo faktury
Při číslování faktur musíte dodržet 3 základní pravidla.
- Unikátní číslo – každá faktura musí mít své číslo. U žádné další faktury se toto číslo nesmí opakovat.
- Souvislá řada – faktury na sebe musí chronologicky a vzestupně navazovat. Mezera v číselné řadě je pro úředníky varovným signálem, že jste nějaký doklad úmyslně smazali a nepřiznali z něj příjem (nezdanili ho). Pokud například vystavíte fakturu s číslem 2026001 a poté bude následovat 2026003, bude se vás finanční úřad ptát, kam zmizela faktura 2026002.
- Konzistentní řada – faktury čísluje podle zvolené struktury, kterou v průběhu kalendářního roku neměníte. V praxi podnikatelé nejčastěji používají číslování, které kombinuje aktuální rok a pořadová čísla. Například 2026001, 2026002, 2026003. S příchodem nového roku se číselná řada restartuje: 2027001, 2027002, 2027003.
TIP: Při fakturaci můžete používat víc číselných řad najednou, např. jednu řadu pro běžné faktury, jednu pro zálohové faktury nebo jednu specificky pro e-shop. V žádné řadě ale nesmí nějaké číslo chybět.
2. Identifikace dodavatele a odběratele
| Dodavatel | Odběratel |
| vaše jméno (nebo název firmy) IČOmísto podnikání (fakturační adresa)číslo účtuvariabilní symbol (není povinný, ale usnadní vám párování plateb) | jméno klienta nebo název firmy, které fakturujete bydliště nebo sídloIČO, pokud jde o podnikatele nebo firmu DIČ, pokud je váš klient plátce DPH |
3. Informace o zápisu v rejstříku
Většině začínajících podnikatelů bude stačit na fakturu napsat tuto větu: „Zapsán/a v živnostenském rejstříku.“
Jen pokud byste se nechali zapsat i do obchodního rejstříku, musíte u informace o zápisu uvést ještě soud, pod který spadáte, a číslo oddílu a vložky („Zapsán/a v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 123456.“).
Jako začínající podnikatel se ale nejspíš do obchodního rejstříku zapisovat nebudete – není to povinné a zbytečně byste si tím komplikovali život.
4. Finanční údaje
Na faktuře specifikujte částku za dodané zboží nebo poskytnutou službu. Zboží i službu samozřejmě také upřesněte. Uveďte číslo účtu, na které má váš zákazník zaplatit.
Příklady textů na faktuře:
| Konzultant v marketingu | Pokud poskytujete intelektuální služby, je ideální popsat rozsah hodin a období, za které fakturujete.Text položky na faktuře: „Strategické konzultace a správa reklamních kampaní na sociálních sítích za měsíc srpen 2026.“Množství a jednotka: 15 hodCena za jednotku: 1 200 KčCelkem: 18 000 Kč |
| Fotografka | U kreativců je dobré specifikovat konkrétní balíček nebo projekt, aby byla faktura snadno spárovatelná s objednávkou.Text položky na faktuře: „Fotografické služby – produktové focení nové kolekce oblečení (balíček 30 fotografií, včetně postprodukce a retuše).“Množství a jednotka: 1 ksCena za jednotku: 8 500 KčCelkem: 8 500 Kč |
| Hodinový manžel | Řemeslníci často kombinují odvedenou práci s nákupem materiálu, což by mělo být na faktuře rozdělené do dvou samostatných řádků.Položka 1: „Instalatérské práce – kompletní rekonstrukce rozvodů vody v koupelně a montáž sanitární techniky podle cenové nabídky č. 2026/04.“Cena: 14 000 KčPoložka 2: „Materiál pro instalaci (PPR trubky, fitinky, ventil, silikon, montážní materiál).“Cena: 3 200 KčCelkem za fakturu: 17 200 Kč |
5. Údaj o neplátcovství DPH
Pokud nejste plátce DPH, nikdy na faktuře neuvádějte sazby daně v procentech ani částky s DPH. Na faktuře musí být text: „Nejsem plátce DPH.“
Kdy se podnikatel musí stát plátcem DPH? Pro podnikatele jsou určující dvě hranice: Pokud váš kumulativní obrat od začátku kalendářního roku přesáhne 2 000 000 Kč, stanete se plátcem DPH od 1. ledna následujícího roku. Pokud vaše podnikání roste skokově a během téhož kalendářního roku překročíte i druhou, unijní hranici cca 2 536 500 Kč (ekvivalent 100 000 EUR), stanete se plátcem DPH okamžitě od následujícího dne po překročení limitu. V obou případech máte povinnost podat přihlášku k registraci elektronicky na finanční úřad do 10 pracovních dnů ode dne, ve kterém jste překročili stanovený limit. |
Jak vystavit fakturu jednoduše a 100% správně
Mnoho nových podnikatelů v začátcích inklinuje k tomu, že těch několik málo dokladů měsíčně „překlepe“ ručně ve Wordu nebo v Excelu podle stažené šablony.
Z finančního a časového hlediska to ale není optimální krok. Ilustruje to následující tabulka:
| Ruční práce (Word / Excel) | Moderní online program | |
| Rychlost vyplnění | 5–10 minut. Vše přepisujete ručně. | Do 1 minuty. Po zadání IČ se data klienta načtou sama z registru. |
| Riziko chybovosti | Vysoké. Snadno zapomenete přepsat číslo faktury nebo variabilní symbol. | Minimální. Systém automaticky hlídá nepřerušenou číselnou řadu. |
| Rychlost proplacení | Závisí na klientovi. Musí ručně přepisovat číslo účtu do bankovnictví. | Rychlé. Faktura obsahuje QR kód pro okamžitou platbu mobilem. |
| Legislativní jistota | Žádná. Změny v zákonech musíte sledovat a šablony upravovat sami. | Stoprocentní. Cloudový systém se aktualizuje sám podle nejnovějších zákonů. |
Pokud si chcete digitální fakturaci vyzkoušet bez jakýchkoliv závazků nebo zadávání osobních údajů, ideální první pomocí je online generátor faktur. Bez nutnosti registrace do něj pouze vyplníte údaje a během chvíle si stáhnete legální, profesionálně vypadající PDF fakturu.
Profesionální nástroj s nulovými náklady
Začínající OSVČ často řeší každou korunu výdajů. Chápeme, že nechcete hned shánět (a platit) účetní. Ale pořídit specializovaný program, ve kterém zvládnete fakturovat, aniž byste si nejprve museli nastudovat účetní předpisy, pro vás nemusí představovat žádný náklad navíc.
Například iDoklad pro snadný start podnikání nabízí možnost vystavit fakturu online zdarma. A do 5 klientů může být zdarma napořád. Bez jakýchkoliv poplatků a na neomezenou dobu pak můžete vystavovat legislativně neprůstřelné doklady. Systém vám navíc na úvodní nástěnce přehledně ukazuje vývoj vašich příjmů a výdajů.
Pokud se vaše podnikání rozjede a limit 5 kontaktů vám přestane stačit, nemusíte nikam složitě migrovat. Systém roste s vámi a vy můžete kdykoliv přejít na pokročilejší placené tarify, které začínají už na 187 Kč měsíčně a odemknou vám automatické upomínky dlužníkům, ceníky a sklady nebo přímé napojení na bankovní účet. Fakturace tak pro vás nebude ničím složitým, protože máte od prvního dne po ruce správný nástroj.