Změna docházkového systému může na první pohled působit jako velký projekt. Nový software, nové postupy, zaměstnanci, kteří se musí něco naučit, a k tomu obava, jestli všechno zvládne fungovat společně se stávajícími systémy. Ve skutečnosti ale nemusí přechod na elektronickou evidenci znamenat převrácení fungování firmy naruby.
Klíčem je rozdělit změnu na několik menších kroků a nejdříve si ujasnit, co od nového řešení vlastně očekáváte.
Začněte tím, co vám dnes bere nejvíc času
Než začnete řešit konkrétní software nebo zařízení, podívejte se na současný způsob evidence. Kde vznikají nejčastější chyby? Co musí personalista každý měsíc ručně kontrolovat? A kde se údaje zbytečně přepisují?
Často se ukáže, že problém není samotné zaznamenávání příchodu a odchodu, ale všechno, co následuje potom.
Typicky jde například o:
- kontrolu chybějících záznamů,
- doplňování výjimek,
- schvalování dovolených a dalších absencí,
- přípravu podkladů pro mzdy,
- ruční přepisování údajů,
- dohledávání starších záznamů.
Právě tyto činnosti má smysl při digitalizaci řešit jako první.
Docházkový systém Alveno můžete zavést postupně
Není nutné hned první den převést celou firmu. Praktickým začátkem může být pilotní skupina nebo jedno oddělení, na kterém si ověříte nastavení pracovních režimů, výjimek i způsob zaznamenávání docházky.
Jakmile máte proces vyzkoušený, můžete jej postupně rozšířit na další zaměstnance a pracoviště.
Při zavádění si postupně nastavíte:
- pracovní režimy a směny,
- typy výjimek, například dovolenou, home office, lékaře nebo služební cestu,
- způsob zaznamenávání příchodů a odchodů,
- role jednotlivých uživatelů,
- schvalování výjimek,
- napojení na mzdový software.
Každé pracoviště může potřebovat jiné „pípnutí“
Jedna firma může mít zaměstnance převážně v kanceláři, jiná výrobní provoz a další třeba techniky, kteří tráví většinu pracovní doby mimo firmu. Není proto nutné, aby všichni používali stejný způsob evidence.
Docházkový systém Alveno umožňuje využít různé způsoby zaznamenávání pracovní doby podle konkrétního provozu:
- biometrickou čtečku,
- RFID,
- virtuální tabletovou čtečku s PINem,
- softwarovou čtečku v prohlížeči,
- mobilní aplikaci s možností GPS pro práci v terénu.
Výsledkem přitom zůstává jeden společný přehled. Personalista tak nemusí spojovat data z několika různých zdrojů.
Co se změní pro zaměstnance?
Jedna z největších obav při zavádění nového systému bývá reakce zaměstnanců. Pokud ale nový proces zůstane jednoduchý, nemusí být změna nijak dramatická.
Zaměstnanec zaznamená příchod a odchod stejným způsobem jako doposud, jen místo papírového formuláře nebo ruční tabulky pracuje s elektronickým systémem. Výhodou je, že má své údaje průběžně k dispozici a nemusí se spoléhat na to, že někdo později přepíše jeho záznamy.
Podobně fungují i žádosti o dovolenou nebo další výjimky. Zaměstnanec je zadá elektronicky, vedoucí je schválí a změna se propíše do evidence.
A co personalista?
Právě tady se může digitalizace projevit nejvýrazněji. Personalista nemusí na konci měsíce začínat s hromadou papírů a ručně zjišťovat, co v jednotlivých výkazech chybí.
Data se průběžně shromažďují v systému a případné odchylky lze řešit ještě před uzávěrkou. Následně lze připravit podklady pro mzdy bez opakovaného přepisování.
U Alvena je možné data exportovat do více než 40 mzdových programů, takže docházka nemusí zůstat izolovaná od další personální administrativy.
Nemusíte všechno zvládnout během jednoho dne
Digitalizace docházky nemusí být jednorázová velká změna. Mnohem důležitější je nastavit systém tak, aby odpovídal skutečnému fungování firmy.
Rozumný postup může vypadat například takto:
- Zmapujte současný proces a najděte místa, kde vzniká nejvíce ruční práce.
- Vyberte pilotní tým, na kterém si nové řešení vyzkoušíte.
- Nastavte pracovní režimy a výjimky podle reálného provozu.
- Vyberte vhodný způsob evidence pro jednotlivá pracoviště.
- Otestujte export do mezd na skutečných datech.
- Krátce zaškolte zaměstnance a vedoucí a postupně systém rozšiřte.
Takový postup umožní odhalit případné nedostatky ještě před zapojením celé firmy.
Od papíru k elektronické evidenci bez zbytečného komplikování
Smyslem změny není pořídit další nástroj, o který se bude muset někdo každý měsíc starat. Naopak. Dobře nastavený systém má postup zjednodušit – od zaznamenání docházky přes schvalování až po přípravu podkladů pro mzdy.
Alveno proto spojuje evidenci pracovní doby s dalšími personálními procesy v jednom cloudovém řešení. Firma tak může postupně opustit papírové výkazy a tabulky a přejít k systému, ve kterém jsou data dostupná průběžně a na jednom místě.
A právě postupný přechod bývá často jednodušší, než se na začátku zdá.
Zdroj náhledového obrázku: Magnific | https://www.magnific.com/free-photo/woman-touching-control-panel-wall-corridor_31240361.htm