Papírové výkazy vždy skončí u personalisty, který čísla přepíše do mezd. Každé pole znamená minutu navíc a riziko chyby. Když propojíte docházkový systém přímo s mzdovým softwarem, tahle slepá ulička zmizí: data tečou napřímo, uzávěrky se zkrátí a výplatní pásky nevznikají „na druhý pokus“.
Když docházka končí na klávesnici personalisty
Typický měsíc bez integrace vypadá takto: zaměstnanci si pípají u vstupu nebo zapisují časy do tabulky, vedoucí na konci měsíce pošle soubory či kartičky, personalista dohledá chybějící příchody, dovolené a přestávky… a nakonec vše ručně přepíše do mzdového programu. Výsledek? Zbytečná ztráta času, vyšší chybovost a stres před uzávěrkou – plus papíry, které musíte roky archivovat.
Jak docházkový systém šetří čas i chyby
Moderní aplikace běží on-line a zapisuje každé „pípnutí“ hned ve chvíli, kdy zaměstnanec přiloží prst, kartu nebo zadá PIN. Docházkový systém zároveň:
- hlídá neúplné záznamy (neuzavřená směna, špatně zadaná přestávka),
- spočítá příplatky za noc, víkend i svátek,
- připraví export do více než 40 mzdových programů (Pohoda, Pamica, Helios, SAP aj.), takže už nic nepřepisujete ručně.
V praxi tím firmy u větších týmů šetří desítky až stovky hodin administrativy a výrazně snižují chybovost na výplatních páskách.
Přímé napojení: co umí elektronický docházkový systém Alveno
Díky přímé integraci proudí záznamy z terminálů do mezd v reálném čase – personalista už nic nekopíruje ani neopravuje, všechno se přenese automaticky a bez chyb. S docházkovým systémem tak konkrétně získáte:
- Okamžitý přenos dat – záznam o příchodu dorazí do mezd dřív, než si zaměstnanec odloží kabát.
- Jednotné rozhraní – měsíc uzavřete v Alvenu a jedním tlačítkem vytvoříte soubor, který mzdovka (Pohoda, Helios, SAP aj.) rovnou načte.
- Audit-trail – každá úprava (např. schválený home office) má čas a autora.
- Bezpečné úložiště – šifrovaná data, zálohy v EU a splněná povinná archivace.
Proč elektronická evidence docházky zkracuje cestu „od pípnutí k výplatě“
S ručním přepisem se chyby nevyhnutelně hromadí. Automatický export z Alvena pošle do mezd přesně to, co vzniklo u vstupu nebo v mobilu. Personalista tak díky evidenci docházky přejde z režimu „přepisovat“ do režimu kontrolovat a uzavírat. Výplatní pásky konečně vyjdou správně napoprvé a uzávěrka netrvá celý den.
3 rychlé kroky, jak vybrat správný docházkový systém
- Kompatibilita s vaším mzdovým programem – ideálně přímý export, ne obecné CSV bez struktury.
- Aktualizace bez starostí – legislativa se mění; systém musí umět pružně doplnit nové požadavky.
- Demo na vašich datech – ověřte, že export i výpočty sedí bez ručního zásahu.
Zkuste si to na vlastních datech
V několika krocích spočítáte, kolik hodin práce vám integrace vrátí. Po přechodu z papíru na evidence docházky firmy často mluví o návratnosti v horizontu měsíců – ne let. A hlavně: končí nekonečné opisování a začíná pořádek, který se počítá.
Shrnutí: Když data tečou přímo z docházkového systému do mezd, uzávěrka nebolí. Zaměstnanci mají jistotu správně spočítané mzdy, personalista získá čas na lidi a vedení vidí přesná čísla bez čekání.
Zdroj náhledového obrázku: Pixabay